Een ERP-systeem implementeren is niet zo makkelijk als het klinkt. SPIE Nederland wilde drie ERP-systemen inruilen voor één, en meteen even alle bedrijfsprocessen harmoniseren. CFO Stephan Anzenhofer schetst hoe dat is verlopen.
SPIE Nederland werkt sinds januari 2009 met een nieuw ERP-systeem. De leverancier van diensten op het gebied van elektrotechniek en werktuigbouwkunde koos voor een flexibel ERP-systeem van Microsoft Dynamics AX. De keuze voor flexibiliteit bleek achteraf op meerdere gebieden verstandig, vertelt CFO Stephan Anzenhofer. "We kozen voor flexibiliteit om klaar te zijn voor de toekomst. Die flexibiliteit bleek ook hard nodig omdat tijdens de invoering veel bedrijfsprocessen nog niet geharmoniseerd waren. Het systeem staat er nu, maar klaar zijn we voorlopig nog niet."
SPIE Nederland levert diensten op het gebied van elektrotechniek, werktuigbouwkunde en communicatienetwerken. De onderneming wilde in 2007 na een reeks overnames de diverse nieuwe dochters en bedrijfsondernemingen zoveel mogelijk integreren en hun bedrijfsprocessen harmoniseren.
Een van de erfenissen waar SPIE mee zat na de overnames was een drietal ERP-systemen. De keuze voor één nieuw systeem was logisch, stelt CFO Stephan Anzenhofer van SPIE. "Van de uitvoering hebben we een belangrijke les opnieuw geleerd: ga nooit een veranderingsproces in waarbij je een ERP-systeem invoert terwijl de bedrijfsprocessen nog niet geharmoniseerd zijn."
Drie ERP-systemen en een reeks deels langs elkaar heen werkende divisies: de keuze van SPIE om een proces van verandering zo snel mogelijk door te voeren, was niet onbegrijpelijk. "Daarbij was de noodzaak van één nieuw ERP-systeem de katalysator om het veranderingsproces in te gaan," vertelt Anzenhofer. "We zaten met een grote hoeveelheid bedrijfsprocessen die niet of slechts deels op elkaar waren afgestemd. Dat, samen met het moeten werken met drie ERP-systemen, liep ons aardig voor de voeten."
Geen blauwdruk
Omdat het invoeren van een nieuw ERP-systeem het uitgangspunt was voor een groter proces van verandering, was stap één de selectie van het juiste ERP-systeem. "Waar we al snel tegen aan liepen, was het feit dat we nog helemaal geen blauwdruk hadden voor alle bedrijfsprocessen. We waren nog druk bezig met de integratie van alle overgenomen bedrijven. Zonder een geharmoniseerde blauwdruk wordt het erg moeilijk een ERP-systeem goed in te richten."
Het gevolg van de route die SPIE had gekozen was dat er een vertraging optrad bij het ontwikkelen en ontwerpen van het nieuwe ERP-systeem, omdat er tussen de belanghebbenden van de diverse divisies vaak langdurig gediscussieerd werd over zaken zoals processen, definities en prioriteiten. Anzenhofer: "Dat werkte niet. Uiteindelijk zijn we redelijk kort door de bocht gegaan door na drie tot vier pijnlijke maanden te kiezen voor een relatief kleine groep, die naar ons idee sneller tot resultaat kon komen dan bij wijze van spreken de Poolse landdagen die er aan vooraf gingen. We hebben weliswaar mensen van alle divisies nog bij het ontwikkelen van de blauwdruk betrokken, maar niet op alle deelgebieden, en de oplossing was er toch meer een uit nood geboren. Uiteindelijk hebben we de pijn van de harmonisatie er vooral mee vooruitgeschoven, want daar zijn we nu nog steeds mee bezig."
Belang
Bij de keuze voor een systeem kwam al snel ICT-dienstverlener HSO naar boven drijven. Voor HSO was de samenwerking met Spie de grootste implementatie van een ERP-systeem in de technische dienstverlening tot dan toe, na drie kleinere projecten. Anzenhofer: "Via de samenwerking met ons konden ze een template ontwikkelen waarmee nieuwe projecten in onze sector eenvoudiger zouden worden."
Die template bestond uit een maatwerkmodule op het gebied van technische dienstverlening, bovenop de standaard AX-software van Microsoft Dynamics. En ondanks het feit dat het voor HSO de eerste implementatie op het gebied van technische dienstverlening was, verliep de ontwikkeling van het ERP-systeem volgens Anzenhofer vrij vlot. "HSO heeft er alles aan gedaan om er een succes van te maken. Daarnaast hielp het dat we kort door de bocht zijn gegaan, waarbij iedereen water bij de wijn heeft moeten doen. Door het betrekken van mensen uit alle divisies en door goed te communiceren gedurende het hele traject over waar we mee bezig waren en waarom, hebben we wel de te verwachten weerstand zo veel mogelijk beperkt."
Niet klaar
Afgelopen januari ging het ERP-systeem van SPIE live. In eerste instantie omvat het systeem nu de gebieden financiën, service, logistiek en projecten. Het vereenvoudigen van de administratieve processen en snellere rapportages staat voor de rest van het jaar op de planning, evenals eventuele uitbreidingen op de functionaliteit.
"We hebben nu een flexibel, toekomstvast ERP-systeem, maar we zijn nog allerminst klaar," benadrukt Anzenhofer. "Omdat veel bedrijfsprocessen in de praktijk nog per divisie uiteen lopen, zitten er nog hiaten in het systeem waar we het afgelopen half jaar sinds de live-gang hard aan hebben moeten werken. We zijn nu nog steeds bezig met aanpassingen. Dat hadden we kunnen voorkomen door eerst de blauwdruk te maken en dan het ERP-systeem in te richten. Dat is een les die we voor een eventuele volgende keer geleerd hebben: de aanvliegroute had beter gekund."
Tevreden
Toch is Anzenhofer over de resultaten tot nu toe heel tevreden. "Het systeem zelf werkt goed en heeft inderdaad de flexibiliteit die we zochten om met ons bedrijf mee te kunnen groeien. Als ik kijk naar waar we vandaan komen en waar we nu staan, geloof ik zeker dat we hiermee een toekomstvaste oplossing hebben.”
Gevraagd naar of iedereen in de organisatie dat ook vindt, zegt Anzenhofer eerlijk: "Er zijn belanghebbenden die al werkten met een op hun bedrijfsprocessen toegesneden ERP-systeem. Zij vinden dat ze er in functionaliteiten op achteruit zijn gegaan. Zij zijn zeker niet onverdeeld gelukkig. Voor het moment kan ik me daar wel iets bij voorstellen. Maar op termijn denk ik dat de organisatie als geheel zal profiteren van de keuze die we nu hebben gemaakt."
Bron: Infoworld.nl
Geen opmerkingen:
Een reactie posten